Vous travaillez dans une association ? …recrutez des bénévoles ? …avez des difficultés à les intégrer ? Recruter et intégrer des bénévoles en 4 étapes clés !
1/ Définir la mission
Un cadre de mission avec des objectifs bien définis !
Avant de recruter et d’intégrer des bénévoles, la première étape est de bien définir la mission qui va leur être attribuée et son cadre.
Cette définition des missions doit se faire avec les salariés concernés. Il faut notamment penser à :
- Définir les besoins de l’association
- Préciser les champs d’action potentiels des bénévoles de manière large (y compris sur les fonctions support : administratif, communication …)
- Associer les salariés à la définition des missions
Remarque : Tout cela permet notamment de répondre à la question, épineuse, de « comment dire non ? » pour un recrutement de bénévoles dont la mission requiert non seulement de la bonne volonté…mais aussi des compétences.
Problématique : Le cadre ne va-t-il pas démotiver des bénévoles qui n’ont pas envie de retrouver une organisation proche de l’entreprise ?
- Permettre aux bénévoles d’avoir une idée précise des missions qui leur sont confiées les motive bien souvent car les objectifs sont clairs et ils peuvent donc mesurer leur apport à la structure, le temps nécessaire. Ils savent alors sur quoi ils s’engagent !
- Il est néanmoins important de garder une certaine flexibilité dans les missions et le cadre proposés. Ce sont des outils de dialogue avec les candidats potentiels, ils s’ajusteront aux personnes qui vous rejoindront.
2/ Recruter
Il faut que le bénévole puisse se projeter !
Une fois que la mission a bien été définie, le recrutement peut débuter.
Parmi les différents canaux du recrutement :
- les plateformes / sites spécialisés : France bénévolat, Tous bénévoles
- le bouche à oreilles
- les réseaux sociaux
- les événements (portes ouvertes, salons…)
- le parrainage
- les communication diverses (ex : dans un article de presse)
Astuce : Pensez à faire une annonce accrocheuse et ne pas débuter par « l’association a besoin de… » mais plutôt « rejoignez l’équipe… ».
L’annonce de la mission doit notamment comprendre :
- les objectifs
- le public
- le lieu (est-ce que cela peut être fait depuis le domicile du bénévole?)
- la régularité (ponctuel ? Engagement sur la durée ? Tous les mois, toutes les semaines…?)
Remarque : Attention, un bénévole repéré pour une compétence peut en fait avoir envie de faire tout autre chose… Il faut être clair sur la mission qui va être confiée et l’adapter avec lui.
Exemple : Après avoir repéré quelqu’un pour ses compétences en comptabilité, ne le laissez pas croire qu’il fera de la communication alors qu’il n’en a jamais fait ! Proposez plutôt de faire un peu de comptabilité et de se former à la communication avec un autre bénévole ou un salarié.
3/ Intégrer
Construisez un parcours et des outils d’intégration !
Une fois le bénévole recruté, il faut ensuite l’intégrer à l’équipe… sans trop attendre !
Parmi les outils possibles :
- Une charte d’engagements réciproques
(et pas simplement « le bénévole s’engage à… » : il faut que tout le monde s’y retrouve!)
- Un temps d’interconnaissance collective
(ex : organiser un temps dédié d’interconnaissance)
- Un parcours d’intégration individuelle
(rencontre du public, des salariés…)
- Un système de tutorat (par un salarié ou un bénévole plus ancien)
Remarque : Attention à bien distinguer bénévolat opérationnel et bénévolat de gouvernance (instances dirigeantes) car le mélange peut rendre complexe le positionnement bénévoles/salariés.
Problématique : Dans ce cas, comment faire pour que les administrateurs gardent un lien avec le terrain ?
Il faut réfléchir à d’autres moyens que le bénévolat opérationnel, en organisant par exemple une obligation :
- Avoir été bénévole opérationnel pour pouvoir être dans la gouvernance
- Devoir sortir des instances dirigeantes pour refaire du bénévolat opérationnel avant d’y revenir
On peut aussi si on cumule veiller à bien changer de casquette dans ses échanges avec les salariés !
4/ Fidéliser
Ecouter les besoins et envies du bénévole !
Enfin, pour bien recruter et intégrer, il faut veiller à ce que le bénévole s’y retrouve au fil du temps. Il faut lui permettre d’exprimer ses besoins et envies par des points réguliers, distincts des moments de convivialité.
Des temps d’animation réguliers sous forme de réunions d’équipes sont indispensables pour donner sens et permettre des échanges. Les bénévoles sont pour beaucoup à la recherche d’activités permettant une socialisation. Des points individuels peuvent également être proposés à ceux qui le souhaitent.
Même s’il ne s’agit pas de management à proprement parler, il s’agit d’animer des hommes et cela sollicite des savoirs-faire (autour notamment de la délégation de mission) qui ne sont pas innés et peuvent s’acquérir. Si la relation part mal au départ, il est ensuite difficile de la rétablir.
La formation des salariés pour animer les équipes de bénévoles est donc un enjeu important de la fidélisation des bénévoles.
Remarque : Il faut également prévoir la sortie des bénévoles (Comment faire pour qu’un bénévole ne s’enkyste pas dans l’association, avec une vision en décalage avec les évolutions ?).
Ex : Prévoir un statut de bénévole sympathisant (peut participer aux réunions mais ne prend pas de décision). Ou pour le bénévolat de gouvernance, prévoir dans les statuts un nombre de mandats limité.
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